KSC Immendingen 1962 e.V.
Datenschutzerklärung
des Kegelsportclub Immendingen e.V., Haubergstraße 3, 78197 Immendingen-Hattingen (Gasthof Hauser), vom 25.05.2018
Präambel
Der KSC Immendingen e.V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb. Es werden personenbezogene Daten, wie Name, Vorname ggfls. Fotos und Spielberichte im Internet veröffentlicht. Vereinsdaten werden an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten seiner aktiven und passiven Mitglieder zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, zum Zwecke der Beitragsverwaltung und zum Zwecke der Veröffentlichung von Vor-/Nachnamen, Bildern und Spielergebnissen im Internet auf einer eigenen Homepage oder in Facebook in einem eigenen Account.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses zur Mitglieder- und Beitragsverwaltung verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Kreis-, Landes- und Bundesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, um am regulären Spielbetrieb teilnehmen zu können oder soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
Grundsätzlich werden Daten, wie Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift lediglich der aktiven und am Spielbetrieb oder Einzelmeisterschaften teilnehmenden Mitglieder an die Sportkeglervereinigung Tuttlingen e.V. (SKV) weitergegeben, Diese benötigt die Daten, um diese Mitglieder am regulären Spielbetrieb in den einzelnen Ligen (z.B. Bezirks-, Landes-, Bundesligen) oder an Einzelmeisterschaften über einen auszustellenden Spielerpass zu berechtigen. Die SKV gibt diese Daten an den zuständigen Sportkeglerbezirk und dieser an den Sportkegler- und Bowlingverband Südbaden e.V. weiter. Schlussendlich gelangen diese Daten an den Deutschen Kegelbund.
Von Vorstandsmitgliedern werden der SKV Tuttlingen zusätzlich noch deren Funktion, Telefonnummer und E-Mailadresse übermittelt.
Von passiven Mitgliedern werden keinerlei Daten an Dritte weitergegeben, außer im Falle von Ehrungen an die örtliche Presse.
Darüber hinaus werden keinerlei Daten, weder von aktiven, noch passiven Mitgliedern an andere Stellen oder Personen weitergegeben.
Alle Vereinsmitglieder haben ein Widerspruchsrecht zur Datenspeicherung oder -weitergabe im Gesamten oder in Teilen und auf ein Auskunftsrecht, in welchem Umfang ihre Daten gespeichert sind und/oder weitergegeben wurden.
Die Löschung von Daten von ausgetretenen Mitgliedern erfolgt in der geforderten Frist von 10 Jahren, auch unter dem Hintergrund der Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Finanzamt.
Eine Auftragsverarbeitung findet nicht statt.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und im Internetauftritt des KSC Immendingen unter der Adresse www.ksc-immendingen.jimdo.com und auf Facebook unter dem Account KSC-Immendingen-eV-1962 veröffentlicht und auch an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher und vereinseigenen Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins, bzw. auf Facebook werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Sportwarte und Abteilungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Dieser stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Sportwarte, Schriftführer) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail hat der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account (kscimmendingen@gmx.de) eingerichtet, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation genutzt wird.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichtet worden und in Zukunft zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Im Verein sind unter 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Diese sind im Einzelnen dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu entnehmen. Somit hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Der Vorstand übernimmt beim KSC Immendingen e.V. die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzerklärung.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält eine Homepage unter www.ksc-immendingen.jimdo.com, bzw. einen Facebookaccount unter dem Namen KSC-Immendingen-eV-1962. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den Beauftragten im Verein, wie sie auch im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt sind. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese Personen vorgenommen werden.
2. Die Internetbeauftragen sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Weitere Internetauftritte bestehen nicht und sind auch nicht geplant.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden. Dies wären
· Mündliche/Schriftliche Ermahnung
· Ausschluss aus dem Verein im Wiederholungsfall über Beschluss der Vorstandschaft
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins bereits am 25.05.2018 beschlossen und trat auch zu diesem Zeitpunkt in Kraft. Gleichzeitig wird diese Erklärung auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Unterschriften:
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Vorstand KSC Immendingen